CA du conseil d’administration du jeudi 20 octobre

REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ASSOCIATION

DU CENTRE SOCIO CULTUREL DU JEUDI 20 OCTOBRE  2016 à 18 h 30

 

Etaient présents :

 

Madame VILAIN Annick, Présidente

 

Membres de droit : MM., LAURENT, Adjoint au Maire, GAGNEPAIN, Conseiller Municipal.

 

Membre associé : M. PROVOST, Président du Billard Club Briarois,

 

Membres élus : Mmes CHERTIER, COQUET, DESEAU, GITTON, MM. BENCHIMOL, BOULLAND, CHESTIER, COLAS, FOURNIER, FROMENTOT, RAVETIER Jean-Marc, VERGNE.

 

Contrôleur – vérificateur : Mme HOUDEAU

 

Absents excusés :

 

1. BOUGUET, Maire de BRIARE,

Mme COLLOT, Adjointe au Maire,

Mme TERESO, Conseillère municipale,

1. JACQUET, Responsable du Service Animation Jeunesse de la Ville de Briare, représentant titulaire

Mmes GRETKA, MARICHAL, POULAIN, ROBLIN, ROUGNON-GLASSON, membres élus.

 

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La Présidente remercie chacun de sa présence, ainsi que Monsieur LAURENT Patrick, Adjoint.

 

REPRISE DES ACTIVITES DU CENTRE ET FONCTIONNEMENT DES SECTIONS

 

Elle précise que la saison a débuté, comme l’an passé, avec le Forum des Associations qui a eu lieu le dimanche 11 septembre. Un très grand nombre de sections du C.S.C. y participaient ; elle adresse ses remerciements à toutes et à tous pour le bon déroulement de cette journée très conviviale. Le C.S.C. a offert, comme d’habitude, le dessert et le crémant. Elle remercie également le personnel pour l’aide matérielle apportée à cette occasion.

 

Elle indique que les sections ont repris leurs activités et un point sera fait lors du Conseil d’Administration de Décembre où chaque responsable pourra donner des précisions sur ce début d’année.

 

Peu de changements sont intervenus :

 

• la section Wu Xing Tao intervient maintenant le samedi matin à la place du samedi après-midi salle de danse du 1^er étage.

 

• Le Badminton a ajouté une séance le mercredi soir, en plus des lundi, mardi, jeudi et vendredi.

 

• les Ateliers en Scène interviennent le mercredi après-midi, en raison de la diminution de l’effectif et une séance vient d’être organisée le lundi soir.
• la Bibliothèque ouvre, depuis le printemps, le vendredi matin à la place du mercredi matin. Les classes sont accueillies le mardi après-midi et le vendredi matin.

 

• En ce qui concerne le Club des Seniors, le cours de danse du vendredi après-midi a lieu dorénavant le jeudi soir. De plus, à compter du 1^er janvier prochain, l’après-midi « jeux » du mercredi passera au jeudi ; en effet plusieurs adhérents participent également à la Randonnée Pédestre et à l’U.N.R.P.A.

 

De ce fait, la section Broderie Art a accepté de reporter sa séance du jeudi après-midi au vendredi après-midi. Tout ceci s’est passé dans une bonne entente et la Présidente tient à remercier les responsables des sections concernées.

 

Au niveau du dojo, la section Judo a décidé de mettre en place deux cours supplémentaires de Taïso (remise en forme au profit de personnes diabétiques) les mardis et vendredis de 16 h 00  à 17 h 00.

 

Par ailleurs, la section Aïkido a sollicité un créneau horaire supplémentaire le jeudi pour donner des cours d’initiation au bénéfice des seniors débutants, ceci à compter de début octobre. Le Président a précisé que 2017 est l’année du 40^ème anniversaire de la section. Une manifestation est envisagée durant le week-end de Pâques.

 

Les autres sections ont repris leurs activités, tant au C.S.C. qu’au gymnase municipal.

 

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En ce qui concerne l’Association du C.S.C., la Présidente indique que le Bureau s’est réuni plusieurs fois depuis l’Assemblée Générale de Mars :

 

• le 30 mars pour la constitution du Bureau
• le 26 mai pour examiner diverses questions
• le 8 juillet, réunion au cours de laquelle il a été décidé d’acheter une imprimante, celle des gardiens étant hors service.
• le 7 septembre, réunion au cours de laquelle il a été décidé d’acheter un ordinateur pour le C.S.C. installé dans le Bureau afin de pouvoir assurer la gestion des adhérents. Coût de la dépense : 900 €. En effet, la gestion des adhérents va être assurée par les membres du Bureau.

 

Au cours de cette dernière réunion, il a également été décidé d’acheter des barres pour la section Danse ; Cette dépense avait été reportée depuis deux ans, mais compte tenu des effectifs à la rentrée, cette acquisition est devenue nécessaire. Le matériel a été installé dernièrement. La dépense s’élève à 1 400 €.

 

• le 22 septembre : Au cours de cette réunion il a été décidé

 

. d’allouer une subvention exceptionnelle de 400 € à Chimère et Dragon pour l’acquisition de matériel lui permettant d’attirer de nouveaux adhérents.

 

. d’allouer une subvention exceptionnelle de 400 € à la section Basket en vue de l’achat d’un ordinateur, étant donné que le Comité départemental de Basket met en place la transmission des résultats par internet à compter du 1^er janvier prochain.

 

Par ailleurs, commande a été passée pour l’amélioration du logiciel de gestion du C.S.C. pour un montant de 360. €

 

Le Bureau a également travaillé sur la possibilité de mettre en place un logiciel comptable pour toutes les sections mais cette question n’est pas encore au point et la Présidente précise qu’elle abordera ce sujet le moment venu.

 

REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT AUX SECTIONS

 

La Présidente indique que les associations peuvent rembourser des frais de déplacement aux bénévoles qui sont amenés à engager des frais sur leurs propres deniers, mais ces remboursements doivent respecter la réglementation en vigueur.

 

C’est pourquoi le Bureau a étudié cette question et souhaite que le Conseil d’Administration en délibère.

 

A l’heure actuelle, le C.S.C. rembourse des frais de déplacement à quelques sections mais c’est loin d’être la majorité ; il prend également en charge des factures de déplacements, notamment pour la Concordia. Ce système n’est pas récent et le Bureau souhaite uniformiser ce système.

 

Dans son esprit, il ne s’agit  pas de pénaliser budgétairement qui que ce soit.

 

Simplement, il appartiendra à chaque section d’inclure, en début d’année, dans le budget prévisionnel remis à l’association du C.S.C., les frais de déplacement à prévoir au cours de l’année.

 

Le Bureau examinera ce budget et attribuera, si nécessaire, une subvention de fonctionnement en fonction du budget de la section.

 

Elle rappelle qu’une note récapitulant les conditions de remboursement de ces frais accompagnait l’invitation à la réunion de ce jour.

 

Deux possibilités :

 

. Abandon à l’association : Les bénévoles renoncent à se faire rembourser par l’association. Dans ce cas, ils peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu au titre des dons. Le bénévole doit joindre une note de frais, accompagnée des justificatifs et constatant le renoncement au remboursement des frais engagées.

 

Par ailleurs, les frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est propriétaire, sont évalués forfaitairement en fonction d’un barême kilométrique spécifique, à savoir 0.308 € pour un véhicule automobile et 0.120 € pour les vélomoteurs, scooters et motos.

 

. Remboursement à l’euro :  En ce qui concerne cette deuxième solution, les bénévoles qui ne souhaitent pas bénéficier de la réduction d’impôt peuvent se faire rembourser selon les modalités habituelles de l’association. Le bénévole remplit une fiche des frais supportés dans le cadre de son activité bénévole. L’Association rembourse le bénévole.

 

Néanmoins, il faut fixer les modalités de remboursement des frais kilométriques de façon à ce que ce tarif soit le même pour toutes les sections du C.S.C.

 

La Présidente indique que le tarif de 0,308 € du km lui paraît un peu élevé (Exemple : Briare – Orléans : 160 km x 0,308 = 49,28 €). Elle propose 0.20 €, ce qui représenterait 32 € pour un trajet Briare-Orléans.

 

Après un échange de vues entre les participants, le Conseil  d’Administration, à l’unanimité de ses membres, DECIDE de fixer à 0.20 € du km le tarif forfaitaire de remboursement des frais kilométriques pour un véhicule automobile.

 

Les responsables des sections en seront informés et cette disposition prendra effet au 1^er janvier 2017.

 

QUESTIONS DIVERSES

 

La Présidente précise qu’aucune question diverse écrite n’a été posée, mais elle donne la parole à Monsieur PROVOST, Président du Billard-Club Briarois qui indique qu’après chaque Olympiade, une procédure électorale doit se dérouler pour le renouvellement du Bureau de son Association.

 

En ce qui concerne le Billard-Club, tout le Bureau est démissionnaire depuis septembre 2016 et l’élection doit avoir lieu avant le 31 mars 2017. Il indique que lui-même ne souhaite pas renouveler sa candidature et qu’un nouveau Président devra être élu.

 

A la demande de Monsieur FROMENTOT, il est précisé que pour faire acte de candidature au Bureau, il faut faire partie de l’Association depuis plus d’un an.

 

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La Présidente donne ensuite à la parole à Monsieur LAURENT, Adjoint aux associations.

 

Celui-ci rappelle que la cérémonie de remise des récompenses aux sportifs et bénévoles aura lieu le vendredi 4 novembre à 19 h 00. La date a été modifiée pour tenir compte des vacances de la Toussaint.

 

Il adresse ses remerciements à la Présidente pour l’organisation du cinquantenaire du C.S.C. qui s’est déroulé dans une ambiance très conviviale.

 

Il précise que Monsieur Christian EMERY, représentant du C.D.O.S. interviendra au cours de cette manifestation. Ce dernier souhaite organiser une réunion afin de présenter un logiciel de comptabilité pour les associations.

 

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La prochaine réunion du Conseil d’Administration élargie aux Présidents de sections aura lieu le jeudi 15 décembre à 18 h 30.

 

Le Secrétaire,                                                                                     La Présidente,

 

 

 

 

Michel CHESTIER                                                                            Annick VILAIN